Funktion:

Erstellen einer Word-Steuerdatei für einen Serienbrief und/oder Erstellung von Etiketten

Hinweis:

Wie man eine Steuerdatei mit Word verwendet, können Sie auf der Seite "Wie schreibe ich einen Serienbrief ?" nachlesen.

Vorgehensweise:

Wählen Sie unter "Datei" und "Ausführen" den Eintrag "Steuerdatei" und dann "Adressen".

Beschreibung:

1. Schritt:

Wählen Sie die Adressaten aus, die den Serienbrief erhalten sollen. Wenn ein kleines Pluszeichen vor der Bezeichnung steht, heißt das, dass sich hinter diesem Ausdruck mehrere mögliche Adressaten befinden. Wenn Sie direkt hinter das Pluszeichen einen Haken in das Kästchen setzen, werden automatisch alle Personen die dazugehören in den Serienbrief mit einbezogen. Wenn Sie nur eine bestimmte Person auswählen wollen, drücken Sie auf das Pluszeichen und wählen die Personen aus, an die der Serienbrief geschickt werden soll. Im ersten Schritt können Sie nur festlegen, ob Sie grundsätzlich eine Person aus dieser Orgeinheit mit einbeziehen wollen. In Schritt 2 können Sie dann zusätzlich noch Einschränkungen vornehmen. Wenn Sie ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Weiter" um zum nächsten Fenster zu gelangen.

2. Schritt:

Wenn Sie in Schritt 1 eine OrgEinheit ausgewählt haben, können Sie nun entweder alle Mitglieder auswählen oder nur diejenigen markieren, die Sie in den Serienbrief miteinbeziehen wollen. In Schritt 2 können Sie dann zusätzlich noch Einschränkungen vornehmen. Wenn Sie ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Fenster zu gelangen. Ab Version 3 können an dieser Stelle auch Statistik bzw. Altersgruppen ausgewählt werden.

3. Schritt :

Tragen  Sie im Feld  unter "Datei speichern unter" einen Dateinamen für die Steuerdatei ein, oder betätigen Sie den Knopf "Durchsuchen", um eine Datei auswählen zu können.

Wenn Sie an die Mitglieder einer Familie nur einen Brief schicken wollen, aktivieren Sie das Kästchen vor "Familien im Serienbrief zusammenfassen".Ausserdem haben Sie die Möglichkeit eine Sortierung festzulegen, in welcher Reihenfolge die Briefe gedruckt werden sollen. Wenn Sie die Einstellungen vorgenommen haben, betätigen Sie den Knopf "Fertigstellen".

Hinweis:

Wenn Sie ein Mitglied einer Familie bei der Auswahl der Adressanten ausgeschlossen haben, wird automatisch an alle Mitglieder der Familie ein separater Brief erstellt.