Funktion:
Finanzbuchhaltung (Verwaltung)
Vorgehensweise:
Klicken Sie im Hauptmenü auf „Verwaltung“.
Verwaltung Allgemein
Innerhalb der Verwaltung haben Sie mehrere Möglichkeiten.
Kontenverwaltung
Kontenklassen
Steuersätze
Budgetverwaltung
Belegnummernkreise
Klicken Sie auf die Auswahl in der Sie Veränderungen durchführen möchten.
Kontenverwaltung
Auf der linken Seite sehen Sie alle Kategorien und der darunterliegenden Kontenarten.
Klicken Sie auf eine der Kategorien oder Kontoarten, dann sehen Sie auf der rechten Seite die dazugehörigen Konten. Klicken Sie auf Sachkoten, dann stehen Ihnen alle Konten zur Verfügung.
Ist in der ersten Checkbox ein Häkle, dann ist auf diesem Konto bereits eine Buchung erfolgt. Dieses Konto kann nicht mehr gelöscht werden.
In der zweiten Spalte regeln Sie die Anzeige in der Dialog- oder Stapelbuchung. Ist ein Häkle in der Checkbox, dann wird dieses Konto im Kontenrahmen der Buchhaltung angezeigt und kann bebucht werden.
Die dritte Spalte hat nur Bedeutung, wenn auch die Fakturierung benutzt wird.
Bei der Erstellung einer Rechnung muss der Buchungstext und ein Erlöskonto angegeben werden. Ist in der dritten Spalte ein Häkle, dann wird das Konto in der Combobox für das Erlöskonto dieses Konto angezeigt. In der Regel sind dies die Finanzkonten, Debitoren und Kreditoren.
Klicken Sie eine Zeile an, so das diese Blau unterlegt ist und anschließend auf den Schalter "Konto bearbeiten".
Oder Sie führen einen Doppelklick auf eine Zeile aus. Dadurch kommen Sie in die Detailansicht des Kontos.
Kontonummer
Führende Nullen sind ausgeblendet. Die Kontonummer kann nicht mehr geändert werden.
Bezeichnung
Kontobezeichnung
Kategorie
Von der Zuordnung der Kategorie hängt die Steuerung des Kontos ab. Damit regeln Sie, ob es ein Bilanzkonto ist oder ein Konto das der GuV zugeordnet ist.
Kontoart
Innerhalb einer Kategorie können Sie ein Konto einer Kontoart zuordnen. Mit der Kontoart steuern Sie Auswertungen. Über die Kontoart können Sie Konten einer Kategorie für Auswertungen zusammenfassen.
Ob ein Konto steuerlich behandelt werden muss oder kann, hängt wiederum von der Kategorie ab.
Über das Belegdatum erfolgt die steuerliche Zuordnung. Dieses Datum und die Höhe des Steuersatzes wird vom Gesetzgeber festgelegt.
Aktuell
In der Zeile "Aktuell" wird der Steuersatz ausgewiesen, der bis zu einem bestimmten Datum gültig ist.
Zukünftig
In der Zeile "Zukünftig" wird der Steuersatz ausgewiesen, der ab einem bestimmten Datum gültig ist.
Mit der Auswahl des Steuersatzes wird das Gültigkeitsdatum aus der Steuertabelle übernommen. Die Umsatzsteuerposition wird für die Umsatzsteuervoranmeldung des Finanzamtes benötigt. Wird hier eine Position angegeben, dann wird der Betrag in dieser Zeile der Voranmeldung ausgewiesen.
Ob ein Konto ein Bilanzkonto oder ein GuV-Konto ist, hängt wiederum von der Kategorie ab. Bilanzkonten können entweder Aktiva als auch Passiva sein. Es ist aber möglich, das ein Bilanzkonto beiden Arten zugeordnet ist.
In diesem Fall gehen die Werte ins Aktiva, wenn Soll größer Haben ist. Umgekehrt ins Passiva.
Bilanz Aktiva
Wählen Sie ein der angebotenen Möglichkeiten aus
Bilanz Passiva
Wählen Sie ein der angebotenen Möglichkeiten aus
G u V
Wählen Sie ein der angebotenen Möglichkeiten aus
BWA
Wählen Sie ein der angebotenen Möglichkeiten aus
Budget ansehen
Klicken Sie in der Verwaltung auf "Kontenverwaltung". Dies ist nur möglich, wenn Sie beim Mandanten in den Optionen Budgetverwaltung ausgewählt haben.
Möchten Sie das Budget eines einzelnen Kontos ansehen, dann klicken Sie auf eines der angezeigten Konten und anschließend auf "Budget ansehen".
In der ersten Spalte werden Ihnen die gebuchten Ist-Werte und in der zweiten Spalte die eingegebenen Soll-Werte angezeigt. In der Summenzeile unten sehen Sie die gebuchten Ist- und eingegebenen Soll-Werte.
Jedes Konto können Sie noch einer Gruppe zuteilen. Ist dies der Fall, dann werden Ihnen in der untersten Zeile die gebuchten Ist- und eingegebenen Soll-Werte der Gruppe angezeigt.
Kontenklassen
In der Kontenklassenverwaltung sehen Sie die Zuordnung der Sachkonten. Die Zuordnung der Sachkonten können Sie aus der zweiten Stelle der Kontonummer entnehmen.
Sachkonten beginnen immer mit einer "0".
Debitoren oder Kreditoren immer mit größer "0".
Konten beginnend mit 00 gehören zum Anlagevermögen
Konten beginnend mit 01 gehören zu den Bestandskonten
Konten beginnend mit 02 und 03 gehören zum eigentlichen ideellen Bereich
Konten beginnend mit 04 gehören zur Vermögensverwaltung
Konten beginnend mit 05 und 06 gehören zum Zweckbetrieb Sport
Konten beginnend mit 07 und 08 gehören zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
Steuersätze
Die Verwaltung der Steuersätze muss den gesetzlichen Bestimmungen des Gesetzgebers entsprechen.
Sie sehen hier alle relevanten Angaben. Die Kurzbezeichnung, die eigentliche Bezeichnung und den Prozentsatz. Anschließend sehen Sie das Konto, auf das die Vor- oder Umsatzsteuer gebucht wird.
Wichtig ist das Gültigkeitsdatum. Wird ein Konto mit einem Steuersatz in der Kontenverwaltung versehen, dann wird über das Belegdatum und der Kurzbezeichnung der zeitlich gültige Steuersatz gesucht. Die Vor- oder Umsatzsteuer wird dann auf das angegebene Vor- oder Umsatzsteuerkonto gebucht.
Budgetverwaltung
Haben Sie beim Mandanten in den Optionen die Budgetverwaltung ausgewählt, dann können Sie hier den einzelnen Konten Soll-Werte zuordnen und Konten zu einer Gruppe zusammenfassen und auch den Gruppen Soll-Werte zuordnen.
Sie sehen hier Konten ohne Gruppen und mit Gruppenzuordnung. Im Feld "Zusatz" steht die Gruppe.
Budget für ein Einzelkonto
Klicken Sie ein Konto an, dem Sie ein Budget zuordnen möchten. Das Konto ist dann Blau unterlegt. Geben Sie im Feld "Budget Einnahmen/Ausgaben" das Budget zur Überwachung ein und klicken auf den Schalter "Bearbeiten". In den Feldern Gruppe und Gruppenbezeichnung dürfen keine Eintragungen vorhanden sein.
Budget für eine Gruppe
Bevor Sie das Budget für eine Gruppe festlegen können, müssen Sie zuerst die Gruppe anlegen.
Tragen Sie dazu eine Gruppe und die Gruppenbezeichnung ein. Weiterhin klicken Sie die Checkbox "Gruppe für Konten erstellen" an. Bevor Sie den Schalter "Bearbeiten" anklicken, können Sie gleich im Feld "Budget Einnahmen/Ausgaben" das Gruppenbudget schon eingeben. Betätigen Sie den Schalter "Bearbeiten". Die Gruppe wird angelegt.
Gruppe einem Konto zuordnen
Klicken Sie das Konto an, dass Sie einer Gruppe zuordnen möchten. Tragen Sie im Feld "Gruppe" die Gruppe ein, die Sie dem Konto zuordnen möchten und klicken auf den Schalter "Bearbeiten".
Gruppe aus einem Konto entfernen
Klicken Sie das Konto an, von dem Sie die Gruppe entfernen möchten. Klicken Sie die Checkbox "Gruppe aus Konto entfernen" und anschließend auf den Schalter "Bearbeiten".
Sollte, aus welchem Grund auch immer, ein Konto fehlen, dann können Sie dieses in der Bearbeitung ganz rechts einfügen. Tragen Sie das fehlende Konto ein und klicken Sie auf den Schalter "Einfügen". Das Konto muss im Kontenrahmen vorhanden sein.
Belegnummernkreise
Klicken Sie in der Verwaltung auf "Belegnummernkreise". Dies ist nur möglich, wenn Sie beim Mandanten in den Optionen Belegnummernkreise ausgewählt haben.
Hier sehen Sie den Kreis, die Bezeichnung und von welcher Belegnummer bis zu welcher Belegnummer der Kreis gehen soll.
Kreis
Der Kreis wird vom Programm vergeben und kann nicht mehr verändert werden.
Bezeichnung
Bezeichnung den Nummernkreises.
von Belegnummer
Hier geben Sie an, ab welcher Belegnummer der Kreis beginnt.
bis Belegnummer
Hier geben Sie an, bis zu welcher Belegnummer der Kreis gehen soll. Wird die Belegnummer überschritten, erhalten Sie eine Meldung.
Die anschließenden Felder werden nur benötigt, wenn Sie in der Buchhaltung die Kontoauszüge maschinell verarbeiten möchten.
Bei den erstellten Kontoauszügen im MT-940 Format wird die Kontonummer und Bankleitzahl mitgegeben, von dem die Auszüge stammen. Über diese Felder kann nun das Soll- oder Habenkonto zugewiesen werden.
Kontonummer, Bankleitzahl und Konto zur Kontonummer
Geben Sie das zur Kontonummer und Bankleitzahl gehörende Soll- oder Habenkonto an.